La firma electrónica es algo que ya lleva años utilizándose en las empresas y por parte de profesionales. La obligación que la mayoría de ellos tienen para presentar diferentes trámites con la administración de forma telemática hace necesario tener un certificado digital que nos permita acreditar nuestra identidad a través de Internet y firmar digitalmente documentos. Pero no se le saca todo el partido a dicha herramienta y por eso vamos a ver cuatro utilidades de la firma electrónica a las que quizás no se les esté sacando partido.
Porque más allá del acceso a la administración electrónica hay todo un mundo de posibilidades que se pueden aprovechar para agilizar en muchos casos los procesos internos de las empresas.
1. Factura electrónica
La factura electrónica no es tan utilizada como les gustaría sobre todo a grandes empresas y administraciones. Lo cierto es que tener un certificado de firma permite firmar las facturas y crear facturas electrónicas, que no es exactamente lo mismo.
Un ejemplo sencillo es la remisión de facturas electrónicas a la administración, cuando las pymes tienen que enviar dicho documento por un trabajo realizado a un Ayuntamiento, Diputación o Comunidad Autónoma.
2. Firmar correos electrónicos
Cuando hablamos de firma de correos electrónicos, normalmente nos referimos a los datos que aparecen al final del documento donde indica quién ha realizado el envío y datos de contacto. Pero lo cierto es que también se puede utilizar la firma electrónica para firmar un mensaje que se envíe desde Outlook o cualquier otro cliente de correo.
De esta forma se añade una capa de seguridad extra, de manera que el receptor del mensaje tiene la certeza de que realmente el mensaje ha sido enviado por el remitente que lo firma digitalmente. No todos los mensajes se tienen que firmar de este modo, pero si es muy útil para correos importantes.
3. La cofirma de documentos con varios participantes
En este caso hablamos de la firma de un documento por varios participantes. Un ejemplo sencillo puede ser un contrato, un acta de una reunión, etc. La cofirma implica que todos los firmantes tienen la misma autoridad.
Una cuestión diferente es la firma en cascada, donde el firmante lo que hace es validar las firmas de los demás intervinientes con su propia firma. De esta forma se certifica la validez de todas las realizadas en el documento.
4. Cifrado de datos con firma electrónica
Un aspecto muy interesante es el cifrado de documentos con firma electrónico. No importa si los documentos se crean y se guardan en nuestro ordenador para tener un plus de seguridad o si se trata de documentos que se van a cifrar y enviar por correo electrónico. En este segundo caso es necesario tener el certificado de clave pública del destinatario.
Existen aplicaciones de firma muy sencillas e incluso gratuitos, que nos facilitan el uso del certificado para algo más que el acceso a la administración electrónica. En muchos casos es una solución que puede ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza para cuestiones sencillas como tener que firmar un documento entre varias personas.